Cahier des charges GED : le modèle Word et les douze sections à remplir

Ce que contient le modèle de cahier des charges GED

Le document Word proposé ici suit douze sections, dans l’ordre où elles se rédigent. Chaque section s’ouvre sur ce qu’un éditeur ou un intégrateur attend à cet endroit, se poursuit par la liste des points à couvrir, montre un exemple rempli sur un cabinet fictif, puis laisse une zone de saisie. Comptez deux à cinq jours de rédaction répartis sur quelques semaines, le temps d’obtenir les réponses internes.

Trois sections portent l’essentiel de la valeur et demandent un vrai travail : la volumétrie, qui décide de l’architecture et du prix ; le plan de classement, qui décrit votre métier et ne se sous-traite pas ; et la reprise de l’existant, qui fait varier le budget du simple au triple. Les neuf autres se remplissent vite si ces trois-là sont tranchées.

Comment rédiger un cahier des charges de GED, section par section

Commencez par compter, pas par estimer. Le nombre de fichiers existants, leur poids total et le rythme de création mensuel s’obtiennent en une demi-journée sur votre serveur de fichiers, et ces trois chiffres changent tout : le dimensionnement du stockage, le mode de licence, la durée de la reprise. Une volumétrie donnée au jugé fausse l’ensemble des devis que vous recevrez, et l’écart ne se découvre qu’après la signature.

Listez ensuite vos types de documents. Un type, c’est un ensemble qui partage les mêmes métadonnées, le même circuit de validation et la même durée de conservation. La plupart des organisations en ont entre huit et vingt, rarement plus. Les décrire un par un prépare la section suivante et révèle souvent que deux types que l’on croyait distincts n’en font qu’un.

Le plan de classement vient ensuite, et c’est le travail le plus long. Trois niveaux au maximum, comme une arborescence de site : au-delà, personne ne sait plus où déposer. La règle qui sépare une GED utilisée d’une GED abandonnée tient en une phrase : on cherche par métadonnées, pas par dossiers. Un document bien qualifié se retrouve depuis n’importe quel angle ; un document rangé au bon endroit ne se retrouve que si l’on se souvient de l’endroit.

Pour chaque type, listez les métadonnées avec leur caractère obligatoire ou facultatif, leur format et surtout leur source. Une métadonnée que l’utilisateur doit saisir à la main sera vide une fois sur trois ; une métadonnée reprise automatiquement d’un outil métier sera toujours juste. Cette distinction n’est pas un détail de paramétrage, c’est un critère de choix d’éditeur, et elle mérite d’être écrite comme une exigence.

Décrivez les chemins d’entrée des documents : dépôt manuel, numérisation, arrivée par messagerie, génération automatique par un outil métier, dépôt par un tiers. Sur la numérisation, distinguez ce que vous attendez de la reconnaissance de caractères : la recherche plein texte et l’extraction automatique de métadonnées ne se chiffrent pas pareil, et la seconde demande un paramétrage par type de document.

Écrivez les circuits de validation avec les personnes qui les vivent, pas avec la direction seule. Un circuit écrit d’en haut est contourné dans les six mois, et la GED redevient un dépôt passif. La question la plus souvent oubliée est celle de l’absence : que se passe-t-il quand le valideur est en congé ? Un circuit sans suppléant ni délai d’escalade bloque, et le contournement consiste à sortir le document de la GED.

Séparez ensuite deux choses que l’on confond systématiquement. La conservation, c’est garder un document pendant sa durée utile puis le supprimer. L’archivage à valeur probante, c’est garantir qu’un document n’a pas été modifié et pourra être opposé, ce qui suppose des dispositifs et des coûts d’un autre ordre. Écrivez, type par type, la durée et son point de départ : une durée qui court à partir de la fin de la relation commerciale ne se calcule pas comme une durée qui court à partir de la date du document. Faites valider cette section par votre conseil ou votre délégué à la protection des données plutôt que de la remplir de mémoire.

Décrivez les droits par rôles, jamais par noms de personnes : un modèle bâti sur des noms devient ingérable au premier recrutement. Précisez si les droits se calculent sur le plan de classement, sur les métadonnées, ou sur les deux : la différence est structurante et tous les produits ne savent pas faire les deux.

Traitez enfin les intégrations comme un sujet d’adoption et non de confort. Une GED isolée finit inutilisée, parce que le collaborateur reste dans son outil métier et dépose « plus tard ». Trois intégrations reviennent toujours : l’outil métier qui génère des documents, la messagerie d’où viennent les pièces jointes, et l’annuaire qui porte les identités. Décrivez chaque flux avec cinq informations : quelle donnée, dans quel sens, à quelle fréquence, par quel moyen, et quel système fait foi.

Un exemple rempli, sur un cas fictif

L’extrait ci-dessous vient du document Word. Il porte sur un cabinet entièrement fictif, le « Cabinet Aubrac & Associés », et sert uniquement à montrer le niveau de détail attendu. Ni ses chiffres ni son plan de classement ne sont des références.

Les erreurs qui coûtent le plus cher

Un projet de GED se juge à dix-huit mois, sur un seul indicateur : le serveur de fichiers est-il encore utilisé en parallèle ? Voici ce qui fait répondre oui.

• Estimer la volumétrie au lieu de la compter. Tous les devis reçus sont alors calibrés sur un chiffre faux, et l’écart se découvre à la reprise, hors périmètre.
• Laisser l’éditeur écrire le plan de classement. Il décrit votre métier : personne d’extérieur ne peut le produire. Un plan de classement acheté sur étagère est contourné dès le premier cas particulier.
• Multiplier les métadonnées à saisir à la main. Chaque champ manuel supplémentaire baisse le taux de qualification. Une GED dont les documents sont mal qualifiés est un serveur de fichiers avec une facture de licence.
• Confondre conservation et valeur probante. Demander la valeur probante sur tous les types multiplie le coût ; ne la demander sur aucun expose sur les quelques types qui en relèvent vraiment.
• Oublier le cas de l’absence dans les workflows. Un circuit qui bloque pendant des congés produit un contournement, et le contournement consiste à sortir le document de la GED.
• Ouvrir un double usage sans date de fin. Deux systèmes en parallèle sans échéance annoncée, c’est la garantie que l’ancien survivra à l’autre.
• Ne chiffrer que les licences. L’intégration, la reprise et la conduite du changement pèsent souvent plus que le logiciel. Un devis qui ne les contient pas n’est pas moins cher, il est incomplet.

Cahier des charges GED et devis : ce que l’éditeur en fait

Un éditeur ou un intégrateur lit d’abord la volumétrie et le nombre de types de documents : ces deux chiffres lui donnent l’ordre de grandeur du paramétrage et du mode de licence. Il lit ensuite le plan de classement, qui lui dit si le travail préparatoire a été fait ou s’il devra l’animer, ce qui n’est pas le même métier ni le même prix. Il lit enfin la section de reprise, qui est la plus grande source d’écart entre deux devis d’un même projet.

Attendez-vous à des propositions très dispersées, et ce n’est pas anormal : sur une GED, les périmètres proposés varient plus que les prix unitaires. C’est exactement pourquoi la trame de budget jointe compte autant ici que sur un projet de site : elle impose le même découpage en postes à tous les candidats, et rend visible qu’un devis moins cher a laissé la reprise ou la formation en dehors.

Pour la consultation elle-même, la trame d’appel d’offres informatique donne les règles, les critères de notation et la grille de dépouillement. Si votre projet comporte aussi une partie web, le cahier des charges de site internet traite le reste, et la grille de lecture des devis s’applique aux deux.

Les autres modèles du guide

• Appel d’offres informatique : la trame à envoyer et la grille de dépouillement
• Expression de besoin : le document à rédiger avant le cahier des charges
• Arborescence de site web : le modèle à remplir et trois exemples commentés

Tous les modèles sont réunis sur le hub des ressources. Le document qui les rassemble reste le cahier des charges de site internet : c’est lui qui part aux prestataires. Les fourchettes de prix publiées et la grille de lecture des devis servent ensuite à comparer les réponses ligne à ligne.