Appel d’offres informatique : la trame à envoyer et la grille de dépouillement

Ce que contiennent la trame et la grille

Deux fichiers composent cette ressource. Le premier est la trame de consultation au format Word, en dix sections : objet, présentation de l’organisation, contexte et besoin, périmètre, exigences techniques, conformité, cadre contractuel et budget, critères de notation, format de réponse imposé, calendrier et phase de questions. Chaque section explique ce qu’un candidat en attend, montre un exemple rempli sur une consultation fictive et laisse une zone de saisie.

Le second est la grille de dépouillement au format Excel, en trois onglets. Le premier porte les critères et leur pondération, avec un contrôle qui signale visuellement un total différent de cent. Le deuxième note jusqu’à trois candidats de zéro à cinq par critère, calcule les points pondérés et impose une justification écrite par note. Le troisième reporte les prix poste par poste et calcule les écarts entre candidats.

Comment mener une consultation informatique, étape par étape

Constituez une liste courte de trois à six structures. Une seule consultée ne donne aucun point de comparaison ; au-delà de six, le dépouillement coûte plus cher que ce qu’il rapporte. Choisissez des profils différents plutôt que six fois le même : une structure généraliste du sur-mesure, un ou deux spécialistes de votre secteur ou de votre technologie, éventuellement un acteur de plus grande taille si le dispositif l’exige.

Écrivez vos critères et leur pondération avant de recevoir la moindre offre, et publiez-les dans le dossier. Après réception, le devis le moins cher ou la plus belle présentation auront déjà orienté la discussion, et la pondération que vous écrirez à ce moment-là justifiera un choix déjà fait. Une consultation dont les critères sont connus reçoit en outre des réponses mieux ciblées.

Gardez le prix entre vingt et trente points sur cent. Au-delà, vous sélectionnez mécaniquement le candidat qui a le plus réduit son périmètre, et vous le paierez en avenants une fois le marché attribué. Les points restants vont à la compréhension du besoin, à la méthode décrite, aux références vérifiables et à l’équipe réellement affectée. Ces deux derniers critères méritent d’être exigés en toutes lettres : le nom des personnes qui travailleront, leur taux d’occupation sur votre projet, et la part sous-traitée déclarée.

Imposez un format de réponse. C’est la mesure qui rend les offres comparables, et celle que la plupart des dossiers oublient. La trame de budget jointe, remplie poste par poste sans modifier les lignes ; un plan de mémoire imposé ; un nombre de pages maximum. Annoncez aussi ce qui rend une offre irrecevable : une trame modifiée, une réponse hors délai, un lot obligatoire sans réponse. Une règle annoncée se fait respecter sans discussion.

Donnez deux à quatre semaines de délai pour une consultation privée cadrée. Plus court, vous récoltez des réponses copiées-collées ; le temps que vous donnez aux candidats, vous l’achetez en qualité d’analyse. Ouvrez une phase de questions et diffusez chaque réponse à tous les candidats, le même jour, de façon anonymisée. C’est une exigence d’équité, et c’est surtout un excellent révélateur : la qualité des questions posées pendant la consultation reste le meilleur prédicteur de la qualité du projet à venir.

Dépouillez sur la grille, pas sur l’impression laissée par une soutenance. Notez chaque critère séparément, candidat par candidat, et justifiez chaque note en une ligne. Cette colonne de justification n’est pas décorative : c’est elle qui rend votre décision défendable devant un candidat non retenu comme devant votre direction, et c’est elle qui vous servira lors de la consultation suivante.

Annoncez la décision à tous, retenus comme non retenus, dans le délai que vous avez publié. Une consultation qui laisse des candidats sans nouvelle abîme votre réputation auprès de prestataires que vous consulterez à nouveau, et la place est plus petite qu’on ne le croit.

Un exemple rempli, sur un cas fictif

L’extrait ci-dessous vient du document Word. Il porte sur une consultation entièrement fictive, menée par une organisation fictive nommée « Groupe Ferrière », et sert uniquement à montrer le niveau de détail attendu.

Ce qu’une réponse sérieuse contient, et ce qui doit alerter

Une réponse qui mérite d’être retenue commence par reformuler votre problème avec ses propres mots, et signale au passage ce qui manque à votre dossier. C’est le signe le plus fiable qu’un candidat a lu : il a compris assez pour repérer un trou. Une réponse qui reprend votre vocabulaire à l’identique sans rien ajouter n’a pas été instruite, elle a été assemblée.

Elle décrit ensuite une méthode plutôt que de la nommer. Citer un cadre de travail ne dit rien ; décrire le rythme des points, la façon dont les arbitrages remontent, qui valide quoi et à quel moment, dit tout. Demandez-vous en lisant si vous sauriez, avec ce seul mémoire, dire à quoi ressemblera la troisième semaine du projet.

Elle nomme les personnes et leur taux d’occupation réel. Une équipe présentée sans nom, ou une équipe dont tous les membres sont annoncés à cent pour cent sur votre projet, mérite une question écrite. La part sous-traitée, quand elle existe, doit être déclarée : ce n’est pas disqualifiant, c’est une information de risque.

Trois signaux doivent en revanche alerter. Un devis très en dessous des autres : un poste a disparu, et la grille de dépouillement poste par poste le montre en une minute. Une trame de budget modifiée ou reconstruite : le candidat a rendu sa réponse incomparable, volontairement ou non. Et l’absence totale de questions pendant la phase ouverte : soit le dossier était parfait, ce qui n’arrive jamais, soit personne ne l’a lu en détail.

Un dernier point, souvent décisif et rarement noté : la qualité de ce que le candidat demande pour démarrer. Une réponse qui liste précisément les accès, les interlocuteurs et les décisions dont elle aura besoin dans les deux premières semaines vient d’une équipe qui a déjà mené ce type de projet. Une réponse qui n’en demande aucun découvrira ces besoins en cours de route, à vos frais.

Les erreurs qui coûtent le plus cher

Une consultation ratée ne se voit pas au dépouillement : elle se voit six mois plus tard, quand le prestataire retenu facture ce que le dossier n’avait pas écrit.

• Écrire les critères après réception des offres. La pondération justifie alors un choix déjà fait, et elle ne résiste pas à une contestation argumentée.
• Faire peser le prix pour moitié. Vous retenez le candidat qui a le plus réduit son périmètre. L’économie apparente se rattrape en avenants, une fois que vous n’avez plus de concurrence.
• Ne pas imposer de format de réponse. Trois mémoires de structures différentes, trois découpages budgétaires différents, aucune comparaison possible : le choix se fait alors à l’impression.
• Cacher son budget. Les candidats chiffrent plusieurs scénarios dont la plupart seront jetés, la consultation prend un mois de plus, et les prix ne baissent pas pour autant.
• Confondre avec un marché public. Mémoire technique, dossier de consultation des entreprises, règlement de consultation : ce vocabulaire vient des marchés publics et du bâtiment. Employé dans une consultation privée de prestation informatique, il attire des réponses formatées pour un autre exercice.
• Oublier de prévenir les non-retenus. Cela coûte dix minutes et vous fait perdre des candidats motivés à la consultation suivante.

Appel d’offres et devis : ce que le prestataire en fait

Un candidat sérieux lit d’abord quatre choses, dans cet ordre : le périmètre, les intégrations, la fourchette budgétaire et le calendrier. Ces quatre points lui disent en cinq minutes s’il répond ou non. Ce qui pèse ensuite tient en une phrase : la précision des décisions déjà prises. Un dossier qui tranche le hors périmètre, nomme un valideur unique par sujet et donne une date de décision reçoit des propositions plus fermes, parce que le risque d’enlisement y est visiblement plus faible.

Les critères publiés changent aussi le contenu des réponses. Un candidat qui sait que la compréhension du besoin pèse trente points consacre du temps à reformuler votre problème plutôt qu’à décrire ses propres références. C’est exactement ce que vous voulez lire, et c’est ce qui vous permet de distinguer une agence qui a compris d’une agence qui a répondu.

Cette page traite du dossier de consultation. Le circuit complet côté donneur d’ordre, de la constitution de la liste courte à l’analyse des réponses, est décrit sur la page consultation de prestataires du guide. Le besoin lui-même se décrit dans le cahier des charges, et les réponses se lisent sur la grille de lecture des devis.

Les autres modèles du guide

• Expression de besoin : le document à rédiger avant le cahier des charges
• Cahier des charges GED : le modèle Word et les douze sections à remplir
• Backlog produit : le modèle Excel, la priorisation et un exemple rempli

Tous les modèles sont réunis sur le hub des ressources. Le document qui les rassemble reste le cahier des charges de site internet : c’est lui qui part aux prestataires. Les fourchettes de prix publiées et la grille de lecture des devis servent ensuite à comparer les réponses ligne à ligne.